بهبود عملكرد در پنج مرحله
زمان آن است كه وارد گود شويد!
با اين شرايط مديران IT پس از يك دورهي كوتاه، با چالش سقوط در توزيع خدمات روبهرو هستند. با وجود آنكه سرمايهي زيادي براي حمايت از اين قابليتها در نظر گرفته شده است، محدوديتهايي وجود دارد كه به نوعي قابليت توزيع خدمات را كاهش ميدهد. محدوديتهاي كليدي كه در مقابل افزايش تقاضا وجود دارد، به منابع مالي موجود و نيز دانش روزِ سيستمها مربوط ميشود.
حال يك مدير IT چهگونه ميتواند ارزش واقعي اين فعاليتها و روشهاي ابتكاري مربوط به خدمات مشتريان را با توجه به محدوديت منابع افزايش دهد.
همه ميدانند كه اين آسيبها سبب بروز ركود اقتصادي در درآمد و فروش كل يك شركت و مانع از ترقي آن مجموعه ميشود. اين ركود اقتصادي پيآمد مهم ديگري نيز به دنبال دارد كه اغلب ناديده گرفته شده است؛ مهارتهاي زيركانه و دانش مورد استفادهي دورههاي پررونق، با بروز ركود اقتصادي رو به نابودي گذاشته، يا به طور كلي از بين ميرود.
در دوران ركود، سازمانها اغلب ترجيح ميدهند بخشهاي مختلف خود را كوچك كنند، اما آنچه را كه به نظرشان باعث بقا در تجارت يا پيروي از نظمي جامع است، گسترش ميدهند.
براي يك بخش IT اين امر نياز به آموزش كاركنان و ايجاد تغييرات اساسي دارد تا از اين طريق ارايهي خدمات به مشتريان نيز بهتر شود.
اما با گذشت زمان و پيشرفت تواناييها و افزايش سرمايهگذاريها، افرادي كه اين مهارتها را دارند، ممكن است ديگر براي همان شركت پيشين مشغول به كار نباشند و يا ممكن است به بازآموزيِ فراموششدهها و يادگيري نياموختهها نياز داشته باشند.
به دليل وجود منابع و مراحل متعدد، هر سازمان بايد تمام اين منابع، برنامهها، مديريت و حتا اجراي تغييرات جديد را بر مبناي به صرفه بودن از نظر اقتصادي اولويتبندي كند.
اين روزها در شرايط حرفهاي، يك شركت بزرگ ممكن است به طور همزمان صد طرح ابتكاري در زمينهي تغيير روشهاي مديريت و تقويت عملكرد انجام دهد. مديريت چنين مجموعهي كاري، دانش تازهاي نيست. اكنون ابزارهاي كامپيوتري مفيدي وجود دارند كه بخشهاي مديريتي را حمايت ميكنند. اما چالشهاي حقيقي، اساسيتر از اينها هستند. چهگونه تصميم ميگيريد كه كدام مرحله و كدام روش ابتكاري در مكان اول قرار داشته باشد؟ و چهگونه آنها را در مسير پيشرفتشان هدايت ميكنيد؟
پنج مرحلهي كليدي زير شما را در چگونگي استفاده از منابع مالي و شغلي براي اين تغييرات، با بازدهي بالا، تجهيز ميكند.
گام اول: مشخص كردن تقاضا
در اين مرحله بايد ماهيت دقيق تقاضا را براي ايجاد تغييرات در سازمان، مشخص كنيد. اين به معناي تعيين فهرستي كامل از تقاضاهايي است كه مردم از سازمان و شما انتظار دارند. اين تقاضاها به طور معمول از موارد زير نشات ميگيرند:
نياز به انجام استراتژيهاي شغلي معمول، پروژههاي در حال توسعه، بهبود پيوستهي فعاليتها، تغييرات نظارتي يا قانوني، نيازمنديهاي حياتي شغلي و حفظ ساختار فعلي خطمشيها؛ براي مثال تهيهي نرمافزارهاي لازم و ارتقاي سختافزارها.
تحليل سنجيدهي منشا اين تقاضاها امري لازم و ضروري است. به عبارت ديگر بايد ماهيت تمام اين نيازها را تعيين و آنها را يكجا گردآوري كرد تا به اين روش ديدي جامع از ميزان و نوع نيازمنديها به دست بيايد. به اين ترتيب شما ميتوانيد تغييرات بنيادي لازم را در تشكيلاتتان ايجاد كنيد.
گام دوم: توانايي انعطافپذيري در رويارويي با تغييرات
در اين مرحله بايد ماهيت دقيق تشكيلاتتان را از نظر پذيرفتن اين تغييرات مشخص كنيد.
در حقيقت شما توانايي اين سازمان را در تغيير كردن، چه در عملكرد و چه در برنامهريزي، از پايه مورد بررسي قرار ميدهيد.
در سطح عملي، بايد قابليت منابع مالي را مانند ساير منابع از قبيل تخصص فني و سيستمهاي كامپيوتري در نظر بگيريد.
در سطح برنامهريزي، موضوع قابل بررسي پخش منابع در مدل شغلي تعريف شده در شركت شماست؛ براي مثال ميزان مصرف منابع مالي خارجي توسط شركت شما يا آنچه كه تامينكنندگان و سرمايهگذاران براي سازمان شما هزينه ميكنند، در مركز برنامهريزيهاي شما قرار خواهد داشت. همچنين شناسايي تنگناهايي كه شركتتان به ويژه در مورد سرمايه با آن روبهروست، بسيار ضروري به نظر ميرسد. اگر موفق به از بين بردن اين تنگناها نشديد، لازم است آنچه را كه تحت تاثير قرار خواهند داد شناسايي و ميزان اين تاثير را برآورد كنيد.
گام سوم: به دست گرفتن كنترل امور
پس از تعيين تقاضاها و قابليت قبول تغيير، بايد براي ايجاد اين تغييرات وارد عمل شويد. به عبارت ديگر كنترل و مديريت تمام مجموعهي كار و تغييرات را به عهده بگيريد و مطمئن شويد كه تمام اين تغييرات در مسير مورد نظر شما پيش ميروند و از توجه كافي و منابع لازم بهرهمند ميشوند.
در مديريت IT تعيين و برآورد يك روند كاريِ دقيق براي تشكيلات از اهميتي اساسي برخوردار است. براي تطابق تغييرات ايجاد شده در مديريت IT با واقعيت بايد وقت خود را به طور جدي به آن اختصاص دهيد و بسيار به آن بپردازيد. در غير اين صورت يا پروژه با شكست روبهرو ميشود و يا اعتبار IT در خطر نابودي قرار ميگيرد.
به ياد داشته باشيد كه در اين راه ممكن است، مجبور به حذف طرحهايي شويد كه در اولويت قرار ندارند. اين احتمال وجود دارد كه برخي افراد كه پيش از اين در پروژه سهيم بودند حتا پس از متوقف كردن پروژه، از اين تصميم پيروي نكنند. در اين صورت شما بايد با آنها به طور جدي برخورد كنيد.
همچنين بايد تغييرات را مرحله به مرحله و در نظم كامل به انجام برسانيد تا منابع ماليتان به پايان نرسد. در غير اينصورت تنگناها و كمبودهايي ايجاد ميشوند كه روند پيشرفتتان را كُند ميكنند.
گام چهارم: دست يازيدن به قلههاي رفيع
به بلندترين قلههاي ابتكارات و تغييراتتان بينديشيد و مطمئن شويد كه با چشمانداز برنامهي شغلي شما در يك راستا قرار دارند. هرگز در كنترل و مديريت امور دودل نباشيد و اجازه ندهيد طرحهاي ناگهاني توجه و نيز منابع مالي را به خود اختصاص دهند.
در عوض به طرحهايي بينديشيد كه از مدتها پيش براي پيشبرد اهداف و ترقي فعاليتهاي شغلي شما انتخاب شده بودند. اگر در جريان انجام اين تغييرات و فعاليتهاي جديد، فرصتهايي سر بر ميآورند كه نقشي اساسي در پيشرفت برنامههاي شغلي شما دارند، با توجه به امتيازات و برتريهاي هر فرصت، همزمان با انجام كار اولويتها را بررسي كنيد.
گام پنجم: بررسي و مراقبت
شما بايد طبق اين ترتيب پيشرفت برنامه را مورد بررسي قرار دهيد:
يك بررسي ماهانه طبق روند عادي همراه با برآوردهاي بنيادي هر سه ماه يك بار. با رخداد هر واقعهاي كه ممكن است موجب جابهجايي و تغيير هدف شود يا بر تقاضاهاي تعيين شدهي تشكيلات و يا قابليت پذيرفتن تغييرات عرضهي آن، اثر بگذارد، بازرسي را آغاز كنيد.
براي مثال ممكن است استخدام گروه جديدي از كارمندان تاثير مهمي بر عرضه و تقاضا بگذارد، بنابراين در چنين استخدامي توجه به تعيين اولوليتها بسيار اهميت دارد. به طور مشابه، اگر شركت شما يك پروژهي سرمايهگذاري خارجي را قبول ميكند، اين امر تاثير بزرگي بر فرآيند عرضه دارد.
با دنبال كردن اين پنج مرحله، يك تشكيلات ميتواند از كارآمدي امور براي پيشرفت در تغييرات سرنوشتساز، موازي با ساير حوزههاي شغلي پيش رو، اطمينان حاصل كند.
بهره وری سخت